Unter einem Service Portal versteht man zunächst die Integration von interaktiven Service-Funktionen auf einer Website des Anbieters. Dem Seitenbesucher werden also Möglichkeiten gegeben einen Service zu nutzen, ohne das Telefon in die Hand zu nehmen, oder gar in Persona in den Räumlichkeiten des Service-Anbieters zu erscheinen. Natürlich muss der Nutzer einen Account einrichten und sich legitimieren, denn die Datensicherheit sollte bei Service Portalen im Vordergrund stehen.

Service Portale gibt es aber nicht nur für Kunden, sondern oftmals auch für Lieferanten oder Partnerunternehmen, die beim Anbieter dann häufig ihren eigenen Account verwalten,  z.B. Rechnungen abrufen oder Kontaktdatenänderungen bekanntgeben können.

Synonym wird auch der Begriff Extranet verwendet. Über dieses findet die digitalisierte Kommunikation mit Partnerunternehmen, Kunden oder Lieferanten statt.

Vorteil des Einsatzes einer solchen Kommunikationsplattform ist für den User neben der Unabhängigkeit von Öffnungszeiten des Anbieters und der Verfügbarkeit sämtlicher Informationen per Click auch die Erreichbarkeit von sämtlichen Devices aus. Für das anbietende Unternehmen sind Kosteneinsparungen aufgrund von geringerem Service-Personalbedarf und weniger Handling-Aufwand bei der Beschaffung von Informationen die Hauptvorteile.

Gerade in Zeiten von Corona kommt noch hinzu, dass kein persönlicher Kontakt in den Räumlichkeiten des Anbieters notwendig ist, und auch die Pflege des Systems oft von Mitarbeitern erbracht werden kann, die remote – also z.B. im Home Office – arbeiten, da es sich eben um digitale Systeme handelt.

Leider waren nur sehr wenige Unternehmen in Deutschland auf die Corona-Krise und auch deren uns noch bevorstehende  Auswirkungen gut vorbereitet. Obwohl das Thema Service Portale/Extranet von vielen Unternehmen als für die Zukunft unabdingbar eingeschätzt wird, konnten die wenigsten bislang das notwendige Know-how aufbauen, um in die Umsetzungsphase zu gehen.

Einen großen Vorsprung haben in diesen Tagen daher Unternehmen, die bereits ein etabliertes Service Portal oder Extranet besitzen oder Kontakt zu einer guten Digitalagentur haben, die sie bei der Entscheidung für eine entsprechende Software und bei der Einführung derselben unterstützt.

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